Tiếp theo bài chia sẻ hôm trước, hôm nay tôi muốn đề cập đến các kỹ năng cơ bản trong công tác quản lý nhóm sao cho hiệu quả nhất. Tất nhiên, đây là trải nghiệm của tôi, có thể phù hợp hoặc chưa phù hợp với bạn và cần phải được điều chỉnh theo “khẩu vị quản lý” nhóm của bạn.
Tập trung vào “phụng sự” hơn là quản lý
Để quản lý nhóm, ở vai trò là người quản lý bạn phải tập trung vào việc “phụng sự” hơn là quản lý. Bạn phải luôn quan tâm đến lợi ích của các thành viên trong nhóm. Tập trung nguồn lực để hỗ trợ các thành viên đạt được mục tiêu cá nhân và mục tiêu của nhóm.
Để là người lãnh đạo, bạn phải hành động chứ không phải chi đơn thuần là “ra lệnh” và giao nhiệm vụ. Bạn muốn nhóm của mình thiện chiến, chuyên nghiệp và hoàn thành công việc xuất sắc thì bạn phải hành động phù hợp và làm gương.
Ví dụ: Một thành viên trong team dự án của chúng tôi thông báo rằng anh ấy không thể hoàn thành khối lượng công việc được giao, tôi đã hành động bằng cách huy động, nhờ hỗ trợ và bản thân trực tiếp tham gia để hoàn thành khối lượng công việc đấy.
Đừng luôn cho rằng mình đúng
Tư duy cởi mở và luôn cầu thị sẽ giúp bạn trở thành người quản lý xuất sắc. Với vai trò quản lý và với trải nghiệm của mình, bạn có thể phủ quyết các ý kiến của các thành viên. Nhưng bạn đừng hành động như thế, bạn phải biết lắng nghe, cởi mở và tiếp nhận những gì mà các thành viên trong nhóm có thể “dạy bạn” thông qua việc làm mỗi ngày.
Ngoài việc học hỏi từ các thành viên trong nhóm, bạn cũng cần cập nhật thêm kiến thức, xu hướng phát triển của ngành, không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn của bản thân.
Ví dụ: Trong cuộc họp với nhóm của mình, khi bạn đưa ra ý kiến của mình về một vấn đề kỹ thuật mà một trong những khách hàng của bạn đang gặp phải. Một trong những thành viên trong nhóm của bạn phản hồi phân tích của bạn bằng một quan điểm khác. Thay vì ngay lập tức cho rằng quan điểm của mình là đúng, bạn hãy chăm chú lắng nghe những gì thành viên ấy nói và sau đó thảo luận mang tính xây dựng về vấn đề này.
Đặt tính minh bạch lên hàng đầu
“Không gian làm việc” minh bạch có thể giúp các thành viên cảm thấy gắn kết hơn. Nó khuyến khích sự sáng tạo cũng như trách nhiệm của mỗi thành viên. Thực hành tính minh bạch thông qua giao tiếp cởi mở và nhất quán cho phép các thành viên trong nhóm của bạn cảm nhận được sự tôn trọng. Đây là điều quan trọng đối với sự hài lòng và năng suất chung trong công việc của cả đội.
Việc minh bạch giúp các thành viên trong nhóm tự tin hơn khi đóng góp ý tưởng và giải pháp cho nơi làm việc. Điều này thực sự mang lại lợi ích cho mọi người tham gia.
Ví dụ: Thay vì phân phối nhiệm vụ của nhóm dự theo cảm nhận cá nhân. Bạn hãy sử dụng hệ thống quản lý dự án (phần mềm, app hoặc đơn giản là 1 file Excel) để phân công và hiển thị các nhiệm vụ cũng như mục tiêu chung cho một dự án cụ thể. Khi các thành viên trong nhóm “thấy rõ vai trò” của họ trong một dự án và biết chính xác trách nhiệm của họ là gì, họ có nhiều khả năng tự chịu trách nhiệm về việc tạo ra công việc có chất lượng.
Đặt ranh giới
Mặc dù bạn muốn đối xử tử tế và tôn trọng với nhóm của mình nhưng điều quan trọng là đôi khi bạn cũng phải đặt ra ranh giới và khẳng định “quyền lực” của mình. Các thành viên trong nhóm nên biết rằng công việc của bạn là đảm bảo công việc của họ được thực hiện hiệu quả. Khi cần thiết, bạn sẽ có biện pháp kỷ luật. Cần có sự hiểu biết rất rõ ràng về trách nhiệm và vai trò trong “không gian làm việc” để ngăn cản các thành viên trong nhóm thách thức những ranh giới không rõ ràng.
Ví dụ: Khách hàng đã thông báo cho bạn rằng một trong những thành viên trong team của bạn đã không thực hiện các công việc cần thiết theo thỏa thuận. Thay vì gửi email để cho thành viên đó biết rằng họ cần phải làm gì, bạn nên gặp trực tiếp họ để nêu rõ những mong đợi của bạn. Thảo luận về hiệu suất không đạt yêu cầu gần đây của thành viên đó. Bằng cách gặp mặt trực tiếp, bạn cho thành viên trong nhóm của mình thấy rằng bạn coi trọng hiệu suất của họ. Việc không tuân thủ các nhiệm vụ công việc sẽ không được chấp nhận.
Cung cấp một không gian làm việc tích cực
Mặc dù “thế giới kinh doanh” là một nơi nghiêm túc thường liên quan đến tỷ suất lợi nhuận, đánh giá rủi ro và đánh giá hiệu suất. Ngạc nhiên thay, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng một chút hài hước, thoải mái trong lại có tác động tích cực đáng kể đến năng suất.
Nếu có thể, hãy tổ chức những buổi giao lưu vui vẻ hoặc làm sống động không gian làm việc bằng một số cây xanh và màu sắc tươi sáng.
Đơn giản là bạn chỉ mang một bó hoa đến làm việc hoặc kể một câu chuyện cười. Điều này có thể làm cho ngày làm việc của nhóm bạn trở nên tươi sáng hơn. Thúc đẩy văn hóa hạnh phúc trong không gian làm việc.
Nhấn mạnh việc giao tiếp liên tục và hiệu quả tại nơi làm việc
Một trong những nguyên nhân lớn nhất, gây ra nhiều “hiểu lầm đáng tiếc” trong quá trình làm việc nhóm chính là hoạt động giao tiếp. Với vai trò quản lý, bạn cần cung cấp cho nhóm của mình tất cả thông tin liên quan cũng như khuyến khích phản hồi từ nhân viên.
Giao tiếp hiệu quả bắt đầu bằng việc lắng nghe. Bạn nên làm gương cho các thành viên trong nhóm của mình bằng cách thực sự lắng nghe họ. Xem xét ý kiến cũng như ý kiến đóng góp của họ. Bạn cũng nên cố gắng thúc đẩy một môi trường làm việc nơi các thành viên trong nhóm có quyền tự do thể hiện bản thân một cách lịch sự và tôn trọng.
Tuy nhiên, giao tiếp mang tính xây dựng và tích cực không phải lúc nào cũng liên quan đến việc nói chuyện trực tiếp. Ngày nay có rất nhiều ứng dụng truyền thông xã hội mà qua đó thành viên trong nhóm có thể giữ liên lạc với nhau và trao đổi ý tưởng.
Ví dụ: Bạn nhận ra rằng có sự thiếu liên lạc trong quá trình “bán hàng dự án”. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến việc tiếp cận dự án. Để giải quyết vấn đề này, bạn tổ chức một cuộc họp với các thành viên trong nhóm để thảo luận về các quy trình và nơi diễn ra sự cố trong giao tiếp. Để hỗ trợ các thành viên trong nhóm, chúng tôi thông nhất chọn ứng dụng Trello kết hợp với Google Chat, một ứng dụng di động trên điện thoại, để các thành viên có thể nhập các thông tin cập nhật cần thiết khi họ làm việc ở bất kỳ nơi đâu.
Khuyến khích và nuôi dưỡng sự phát triển của nhóm bạn
Là người quản lý, bạn nên hỗ trợ và “nuôi dưỡng” nhóm của mình. Các thành viên cần phải cảm nhận được bạn luôn quan tâm đến sự phát triển cá nhân và lợi ích tốt nhất của họ. Họ cần tin rằng bạn ủng hộ các mục tiêu và ước mơ của họ. Điều này có nghĩa là bạn phải luôn tìm cách phát triển và làm phong phú đội ngũ của mình. Các hành động thiết thực thông qua việc tạo cơ hội cho họ tham dự các hội thảo và hội nghị cũng như luôn cập nhật thông tin thông qua đào tạo và chứng nhận.
Khuyến khích nhân viên của bạn liên tục mở rộng kiến thức. Động viên họ thông qua những phản hồi tích cực để làm việc tốt hoặc cải thiện hiệu suất.
Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng nên đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng. Điều này có thể hỗ trợ các thành viên trong nhóm phát triển nghề nghiệp của họ.
Luôn chấp nhận sự thay đổi để phát triển
Để trở thành một nhà quản lý hiệu quả, bạn cần phải học cách chấp nhận sự thay đổi. Câu chuyện này liên quan đến việc điều chỉnh phong cách quản lý của bạn khi cần thiết. Khi bạn nhận ra rằng các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ có cách tiếp cận và triển khai công việc khác nhau. Hãy sẵn sàng thử nghiệm các công nghệ mới. Thay đổi phương pháp quản lý của bạn khi nó không còn mang lại kết quả mong muốn nữa.
Ví dụ: Nội quy làm việc quy định rằng tất cả nhân viên phải có mặt tại văn phòng vào buổi sáng trước khi đến thăm khách hàng. Nhưng bạn nhận ra rằng điều này làm giảm năng suất và khiến các thành viên trong nhóm mất đi thời gian quý báu. Bạn quyết định cho phép các thành viên trong nhóm đến thăm khách hàng trước tiên vào buổi sáng. Thay đổi này của bạn là để phù hợp và mang lại lợi ích cho các thành viên và cả đội.
2 Comments