Chậm tiến độ dự án là chuyện không ai muốn nhắc tới trong các buổi tổng kết, nhưng gần như công trình nào cũng từng đi qua. Làm nghề đủ lâu, tôi nhận ra một điều hơi trái với hình dung của nhiều người: thủ phạm hiếm khi là những biến cố lớn. Không cần bão, không cần sự cố mất an toàn, cũng không cần một nhà thầu phụ bỏ chạy giữa chừng. Chỉ cần vài việc nhỏ bị bỏ trôi, lặp lại đủ nhiều, là cả kế hoạch thi công lệch đi cả tháng lúc nào không hay.
Danh sách những việc nhỏ đó thì công trường nào cũng na ná nhau. Bản vẽ shop drawing chờ duyệt trễ ba ngày, ai cũng nghĩ từ từ rồi tính. Một đơn vật tư để mai đặt, rồi cái mai ấy trôi qua thêm vài lần nữa. Cuộc họp phối hợp bị dời vì người này bận, người kia kẹt xe, người còn lại đang họp ở dự án khác. Nhìn riêng lẻ, cái nào cũng nhẹ tênh, cũng có lý do chính đáng, cũng nghĩ là bù được. Nhưng chúng không tồn tại riêng lẻ — chúng cộng dồn và khóa chân nhau.
Vì sao những việc nhỏ lại làm chậm tiến độ dự án?
Vì trong xây dựng và cơ điện, gần như không có công tác nào đứng một mình. Bản vẽ duyệt trễ ba ngày kéo theo đặt hàng trễ ba ngày. Hàng về trễ thì đội lắp đặt không có việc, đội lắp đặt rảnh thì bị điều sang khu khác, và đến khi vật tư về tới nơi thì nhân lực lại không còn ở đó nữa. Ba ngày ban đầu nở ra thành hai tuần. Đây là hiệu ứng dây chuyền mà biểu đồ tiến độ trên giấy không bao giờ thể hiện hết được.
Còn một lý do nữa, thiên về con người hơn. Sự cố lớn thì ai cũng thấy, ai cũng sợ, và vì sợ nên cả bộ máy lập tức phản ứng. Việc nhỏ thì không ai sợ cả. Nó trôi qua rất êm, không kèn không trống, không ai phải báo cáo, không ai phải giải trình. Đến lúc ngồi rà lại thì đã trễ từ hồi nào không rõ, và điều khó chịu nhất là chẳng chỉ ra được ai sai.
Siết từng con ốc nhỏ, mỗi ngày
Cách xử lý, thành thật mà nói, chẳng có gì hào nhoáng. Ở các dự án tôi phụ trách tại Tân Phát Long — Tổng thầu Xây dựng và Cơ điện — nguyên tắc rất đơn giản: mọi việc nhỏ đều phải có tên người và có ngày. Không có “sẽ làm sớm”, chỉ có “anh A, thứ Năm”. Mỗi buổi họp giao ban công trường không bắt đầu bằng bức tranh lớn, mà bắt đầu bằng danh sách những việc quá hạn từ tuần trước, dù chỉ là một biên bản chưa ký hay một mẫu vật tư chưa trình.
Nguyên tắc thứ hai là rút ngắn vòng phản hồi. Một hồ sơ trình duyệt nằm quá 48 giờ mà chưa có ý kiến thì phải được nhắc ngay, không chờ đến kỳ họp kế tiếp. Một sai lệch nhỏ giữa bản vẽ kiến trúc và bản vẽ cơ điện phải được xử lý trong chính ngày phát hiện, vì để đến lúc đã thi công thì chi phí sửa đã nhân lên nhiều lần. Càng phát hiện sớm, cái giá càng rẻ — điều này đúng với mọi hạng mục, từ kết cấu đến hệ thống điện nước.
Nguyên tắc thứ ba là công khai. Danh sách việc tồn đọng phải nằm ở chỗ ai cũng nhìn thấy, cập nhật hằng ngày, không giấu trong hộp thư của một người. Khi một đầu việc nhỏ bị treo hiện ra trước mắt cả đội, nó sẽ được giải quyết nhanh hơn nhiều so với khi chỉ có một mình người phụ trách biết.
Nghe thì nhàm. Ngồi soát từng dòng trong danh sách tồn đọng không oai bằng những quyết định lớn, và cũng chẳng có gì để kể trong một bài phát biểu. Nhưng sau nhiều dự án, tôi tin đây mới là thứ giữ cho công trình về đích đúng hẹn. Giữ cam kết với chủ đầu tư không nằm ở khẩu hiệu, mà nằm ở cái tật siết từng con ốc nhỏ mỗi ngày, kể cả khi việc đó nhàm như cơm nguội.
Bài học tôi rút ra và vẫn hay nhắc anh em: muốn làm việc lớn cho tử tế, trước hết đừng để việc nhỏ nó lầy. Chậm tiến độ dự án gần như luôn bắt đầu từ những thứ tưởng chừng không đáng bận tâm — và cũng chính vì vậy mà nó phòng được, nếu mình chịu để ý đủ sớm.