Có một điều tôi rút ra sau nhiều năm điều hành Khối dự án tại Tổng thầu Xây dựng: phần lớn sự cố trong một dự án không sinh ra ở chỗ ai đó làm sai kỹ thuật, mà ở chỗ thông tin đi không tới. Chất lượng phối hợp giữa các bộ phận — thiết kế, thi công, cơ điện, mua hàng, dự toán, an toàn — mới là thứ quyết định dự án về đích trọn vẹn hay phải trả giá bằng những lần làm lại.
Thông tin đứt ở đâu, dự án vỡ ở đó
Hãy hình dung một tình huống rất quen: bản vẽ kết cấu được điều chỉnh, cao độ dầm hạ xuống mười lăm phân. Bộ phận thiết kế biết. Chỉ huy công trường biết. Nhưng tổ cơ điện đang gia công đường ống ở xưởng thì chưa nhận được bản cập nhật. Hai tuần sau, ống đưa ra hiện trường thì không luồn qua được. Tháo ra, cắt lại, chờ vật tư bổ sung. Không ai làm sai chuyên môn cả — chỉ là một mẩu thông tin không đi hết chặng đường của nó.
Chi phí của những lần như vậy hiếm khi xuất hiện thành một dòng riêng trong báo cáo. Nó ẩn vào nhân công chờ việc, vào vật tư hỏng, vào ca tăng ban để bù lại phần đã mất. Và nếu lặp lại đủ nhiều, nó ăn mòn cả biên lợi nhuận lẫn niềm tin giữa các bộ phận với nhau. Đây cũng là một trong những nguyên nhân âm thầm nhất dẫn tới những cuộc họp giao ban căng thẳng mà không ai chỉ ra được lỗi thuộc về ai.
Ba rào cản khiến phối hợp giữa các bộ phận thất bại
Thứ nhất, mỗi bộ phận có một “sự thật” riêng. Thiết kế cầm bản vẽ phiên bản mới nhất, thi công cầm bản in từ tháng trước, mua hàng làm việc theo bảng khối lượng ban đầu. Ai cũng tin mình đang làm đúng, vì trong tay ai cũng có một tài liệu hợp lệ. Vấn đề là ba tài liệu đó không giống nhau.
Thứ hai, thông tin đi theo quan hệ cá nhân thay vì đi theo quy trình. Anh em quen nhau thì gọi điện, nhắn tin, trao đổi nhanh ngoài công trường. Cách này rất hiệu quả — cho đến khi người nắm thông tin nghỉ phép, chuyển dự án, hoặc đơn giản là quên. Thông tin không được ghi lại ở đâu cả thì nó không tồn tại.
Thứ ba, không ai thấy mình có trách nhiệm chuyển tiếp. Người nhận tin nghĩ rằng bộ phận liên quan chắc cũng đã được thông báo. Sự “chắc là” đó là chỗ nguy hiểm nhất. Trong một dự án, không có thông tin nào tự đi tới nơi cần đến — luôn phải có người chịu trách nhiệm đẩy nó đi.
Ba việc cụ thể giúp thông tin chạy xuyên suốt
Một nguồn thông tin duy nhất. Mỗi dự án chỉ được có một nơi lưu bản vẽ, tiến độ và khối lượng mới nhất, ai cũng truy cập được. Bản in ra công trường phải ghi rõ số phiên bản và ngày phát hành. Quy tắc đơn giản: nếu cầm trong tay một bản không có số phiên bản, coi như không có gì.
Mỗi thay đổi phải có danh sách người nhận. Khi một hạng mục được điều chỉnh, người phát hành thay đổi có nghĩa vụ liệt kê rõ những bộ phận nào chịu ảnh hưởng và xác nhận đã báo tới từng nơi. Nghe có vẻ thủ tục, nhưng vài phút cho việc này rẻ hơn rất nhiều so với một tuần làm lại.
Giao ban là để phát hiện điểm nghẽn, không phải để báo cáo thành tích. Cuộc họp có giá trị khi mỗi bộ phận nói rõ mình đang chờ gì từ bộ phận khác. Nếu cả buổi chỉ nghe báo cáo phần việc của riêng mình, cuộc họp đó không tạo ra phối hợp — nó chỉ tạo ra biên bản.
Vai trò của người đứng đầu
Tôi cho rằng phối hợp giữa các bộ phận không phải là chuyện tự nhiên hình thành khi mọi người có thiện chí. Thiện chí là điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Nó cần một cơ chế rõ ràng, và cần người đứng đầu kiên trì bảo vệ cơ chế đó — kể cả trong những lúc gấp gáp nhất, khi ai cũng muốn bỏ qua thủ tục để chạy cho kịp.
Và có một thứ không nằm trong quy trình nào: văn hóa nói ra sớm. Người phát hiện bất thường phải cảm thấy an toàn khi lên tiếng, thay vì sợ bị quy trách nhiệm. Một dự án mà tin xấu đi lên chậm hơn tin tốt là một dự án đang tích tụ rủi ro mà người điều hành không nhìn thấy. Giữ cho đường thông tin ngắn và thẳng — theo tôi, đó mới là phần khó nhất, và cũng là phần đáng đầu tư nhất của nghề quản lý dự án.