Trong nhiều năm làm việc ở khối dự án, tôi nhận ra một trong những nguyên nhân phổ biến khiến dự án xây dựng và cơ điện gặp trục trặc ngay từ những tuần đầu không phải do thi công, mà do thiếu một bước tưởng chừng đơn giản: lập Project Charter (điều lệ dự án) một cách nghiêm túc ngay từ đầu.
Project Charter là gì
Theo PMBOK, Project Charter là tài liệu chính thức do người bảo trợ dự án (sponsor) ban hành, phê duyệt việc khởi động dự án và trao quyền chính thức cho giám đốc dự án được sử dụng nguồn lực của tổ chức. Nói đơn giản, đây là ‘giấy khai sinh’ của dự án — xác nhận dự án tồn tại hợp lệ trong tổ chức, ai chịu trách nhiệm chính, và quyền hạn của giám đốc dự án đến đâu.
Nội dung cốt lõi của một Project Charter
Một bản điều lệ dự án đầy đủ thường trả lời rõ 5 câu hỏi: mục tiêu dự án là gì, phạm vi công việc đến đâu, ngân sách sơ bộ bao nhiêu, các mốc thời gian chính là khi nào, và những bên liên quan then chốt — chủ đầu tư, tư vấn giám sát, các nhà thầu phụ — là ai. Với dự án tổng thầu xây dựng và cơ điện, tôi luôn yêu cầu thêm một mục: ranh giới trách nhiệm giữa các bộ môn xây dựng và cơ điện ngay từ đầu, để tránh chồng chéo khi thi công.
Vì sao quan trọng với dự án xây dựng — cơ điện
Dự án tổng thầu thường có rất nhiều bên tham gia cùng lúc, và phạm vi dễ thay đổi theo bản vẽ thiết kế trong quá trình triển khai. Nếu không có một điều lệ rõ ràng được các bên thống nhất từ đầu, giám đốc dự án sẽ không đủ căn cứ để quyết định nhanh, dẫn đến chậm phê duyệt và tranh cãi phạm vi giữa các bên — những điều tôi đã chứng kiến không ít lần trong suốt nhiều năm làm tổng thầu.
Ở Tân Phát Long, tôi yêu cầu mọi dự án — dù lớn hay nhỏ — đều phải có một bản Project Charter được phê duyệt trước khi huy động nguồn lực. Không cần cầu kỳ, nhưng phải trả lời rõ: dự án làm gì, ai có quyền quyết định, và giới hạn tài chính — thời gian đến đâu. Đó không phải thủ tục hành chính, mà là công cụ bảo vệ người quản lý dự án và giảm rủi ro tranh chấp phạm vi trong suốt vòng đời dự án.