Có bốn cài đặt cơ bản phải biết trong MS Project mà tôi luôn làm xong trước khi gõ dòng công việc đầu tiên. Chúng nằm rải rác ở hai chỗ — hộp thoại Project Information và mục File → Options — nên người mới rất hay bỏ qua, rồi sau đó mất hàng giờ đi tìm lý do vì sao phần mềm tính ra số ngày không giống mình nghĩ.
Vì sao phải làm cài đặt cơ bản trong MS Project trước khi nhập công việc
Microsoft Project không lưu ý định của anh chị, nó chỉ tính theo tham số. Khi anh chị gõ “5 days” vào cột Duration, phần mềm quy đổi con số đó ra giờ dựa trên thông số Hours per day trong Options, rồi trải ra trên lịch làm việc của dự án. Nếu hai thứ này chưa được khai đúng, mọi công việc trong file đều lệch — và lệch một cách âm thầm.
Sửa sau thì được, nhưng tốn công gấp nhiều lần: đổi tham số khi file đã có vài trăm dòng sẽ kéo theo hàng loạt ngày thay đổi, và anh chị phải dò lại từng hạng mục. Bỏ ra mười phút lúc đầu rẻ hơn rất nhiều.
Thiết lập 1 — Lịch dự án (Project Calendar)
Vào Project → Project Information, chọn lịch sẽ áp cho toàn dự án ở ô Calendar. Đây là bộ khung quyết định ngày nào được coi là ngày làm việc và mỗi ngày làm mấy giờ. Với dự án thi công, lịch mặc định Standard gần như luôn phải sửa lại cho khớp thực tế hiện trường.
Phần khai báo chi tiết — tạo lịch riêng, khai giờ làm từng thứ trong tuần, thêm ngày nghỉ lễ — tôi đã viết thành một bài riêng: lịch làm việc MS Project. Ở bước này chỉ cần nhớ: chọn đúng lịch trước, đừng để dự án chạy theo Standard mặc định.
Thiết lập 2 — Bật Auto Schedule cho công việc mới
Vào File → Options → Schedule, tìm mục “New tasks created” và đổi từ Manually Scheduled sang Auto Scheduled. Đây là thiết lập tôi cho là quan trọng nhất trong cả bốn.
Ở chế độ Manually Scheduled, phần mềm không tính lại lịch khi có thay đổi — anh chị đang dùng một công cụ lập tiến độ như bảng tính. Chỉ khi bật Auto Scheduled, Microsoft Project mới thực sự tính đường găng, tự dịch chuyển các công việc phụ thuộc và cảnh báo khi có xung đột.
Thiết lập 3 — Đơn vị Duration và Work
Cũng trong File → Options → Schedule có hai ô “Duration is entered in” và “Work is entered in”. Thông thường tôi để Duration theo ngày (days) và Work theo giờ (hours) — thời lượng thì tư duy theo ngày cho dễ hình dung, còn khối lượng nhân công thì tính theo giờ mới đủ chi tiết.
Quan trọng hơn là ba thông số ngay bên trên: Hours per day, Hours per week và Days per month. Ba con số này phải khớp với lịch làm việc đã chọn ở bước 1. Nếu lịch khai một tuần làm 6 ngày mà Options vẫn để 40 giờ/tuần, phần mềm sẽ quy đổi sai và anh chị sẽ không hiểu vì sao “2 weeks” lại ra một số ngày lạ.
Thiết lập 4 — Ngày bắt đầu và hướng lập tiến độ
Quay lại Project → Project Information, khai Start date là ngày khởi công dự kiến. Ô “Schedule from” cho phép chọn lập tiến độ xuôi từ ngày bắt đầu, hoặc ngược từ ngày kết thúc bắt buộc. Với gần như toàn bộ dự án tôi làm, lập xuôi từ ngày bắt đầu là lựa chọn đúng — lập ngược chỉ dùng khi mốc bàn giao là bất di bất dịch và cần dò ngược xem phải khởi công lúc nào.
Một mẹo nhỏ: ở đầu trang Options → Schedule có ô chọn áp dụng thiết lập cho dự án hiện tại hay cho All New Projects. Chọn All New Projects thì lần sau mở file mới, anh chị không phải làm lại bước 2 và 3 nữa.
Tổng hợp các cài đặt cơ bản phải biết trong MS Project
- Lịch dự án đã được chọn đúng trong Project Information, không còn là Standard mặc định.
- Công việc mới tạo ra đang ở chế độ Auto Scheduled.
- Hours per day và Hours per week khớp với lịch làm việc.
- Start date và hướng lập tiến độ đã đúng.
Xong bốn mục này là có thể yên tâm nhập công việc. Bước tiếp theo trong series là hiểu nhóm ràng buộc công việc — thứ hay làm tiến độ tự nhảy ngày nhất. Nếu anh chị chưa từng mở phần mềm bao giờ, nên xem trước bài làm quen với MS Project.
Xem chi tiết thao tác trong video
Toàn bộ bốn thiết lập trên tôi làm trực tiếp trên màn hình trong video phía trên. Anh chị có thể xem trên kênh YouTube của tôi và đăng ký kênh để theo dõi các bài tiếp theo trong series Microsoft Project.
Nếu anh chị đang gặp tình huống phần mềm tính ra số ngày không như mong đợi, cứ để lại bình luận mô tả cụ thể — phần lớn các trường hợp này đều bắt nguồn từ bốn thiết lập ở trên.