Lịch làm việc MS Project là thứ tôi khuyên bất kỳ ai mới dùng Microsoft Project hãy thiết lập trước tiên, trước cả khi gõ dòng công việc đầu tiên. Lý do rất đơn giản: mọi phép tính ngày bắt đầu, ngày kết thúc, đường găng và độ trễ của phần mềm đều dựa trên cuốn lịch này. Lịch sai thì toàn bộ tiến độ phía sau sai theo, dù bạn nhập khối lượng và quan hệ công việc chính xác đến đâu.
Tôi đã quay một video hướng dẫn chi tiết từng thao tác trên Microsoft Project 2021. Anh chị xem trước ở đây, phần bên dưới tôi tóm tắt lại những điểm quan trọng nhất để tiện tra cứu khi làm.
Vì sao lịch làm việc MS Project quyết định độ chính xác của tiến độ
Microsoft Project không hiểu khái niệm “ngày” theo cách chúng ta nói chuyện ngoài công trường. Với phần mềm, một công việc dài 5 ngày nghĩa là 5 ngày làm việc — tức là 5 ngày mà lịch được gán cho công việc đó có giờ làm việc hợp lệ. Nếu lịch mặc định coi thứ Bảy là ngày nghỉ trong khi thực tế đội thi công vẫn làm, phần mềm sẽ đẩy ngày hoàn thành lùi ra một cách vô lý.
Ngược lại, nếu quên khai báo nghỉ Tết hay các ngày lễ dài, tiến độ in ra sẽ đẹp hơn thực tế vài tuần. Đây là loại sai lệch rất khó phát hiện khi nhìn biểu đồ Gantt, nhưng đến kỳ nghiệm thu thì lộ ra ngay.
Ba việc cần làm khi thiết lập lịch làm việc MS Project
1. Tạo một calendar riêng thay vì sửa trực tiếp lịch Standard
Microsoft Project cung cấp sẵn ba lịch cơ sở: Standard, 24 Hours và Night Shift. Thói quen tốt là vào Project → Change Working Time → Create New Calendar, tạo một bản sao của Standard và đặt tên theo dự án. Cách này giữ nguyên lịch gốc để dùng lại cho dự án sau, đồng thời giúp người tiếp quản file hiểu ngay lịch nào đang áp cho dự án nào.
Sau khi tạo xong, đừng quên gán nó vào dự án ở Project → Project Information → Calendar. Đây là bước rất hay bị bỏ sót: lịch đã tạo nhưng dự án vẫn chạy theo Standard.
2. Khai báo giờ làm việc đúng với thực tế hiện trường
Trong tab Work Weeks, chọn dòng [Default] rồi bấm Details để khai báo từng thứ trong tuần làm việc mấy ca, từ mấy giờ đến mấy giờ. Với các dự án cơ điện tôi đang điều hành, tuần làm việc thực tế thường không giống mặc định 8h00–17h00 từ thứ Hai đến thứ Sáu, nên bước này gần như luôn phải chỉnh.
Một điểm kỹ thuật đi kèm: vào File → Options → Schedule và sửa các thông số Hours per day, Hours per week, Days per month cho khớp với lịch vừa khai báo. Nếu lịch nói một tuần làm 6 ngày mà Options vẫn để 40 giờ/tuần, phần mềm sẽ quy đổi thời lượng sai.
3. Thêm ngày nghỉ lễ và các ngoại lệ
Tab Exceptions là nơi khai báo những ngày không theo quy luật tuần: nghỉ lễ, nghỉ Tết, ngày dừng thi công theo yêu cầu của Chủ đầu tư, hay ngược lại là những ngày tăng ca cuối tuần. Mỗi ngoại lệ có thể đặt lặp lại theo năm, nên khai một lần là dùng được cho nhiều dự án sau.
- Nghỉ lễ cố định: khai theo lịch nghỉ được công bố hằng năm, đặt lặp lại hằng năm.
- Ngày dừng thi công: mưa bão, cắt điện, yêu cầu tạm dừng — nên cập nhật vào lịch thay vì sửa tay ngày của từng công việc.
- Ngày làm bù: khai là ngoại lệ có giờ làm việc, không phải ngày nghỉ.
Lỗi thường gặp: lịch đúng nhưng tiến độ vẫn lệch
Trường hợp hay gặp nhất là dự án có lịch chuẩn nhưng từng nhóm nhân lực lại làm theo ca khác nhau. Khi đó lịch dự án chỉ là nền, còn phải gán thêm lịch riêng cho tài nguyên hoặc cho công việc cụ thể. Trước khi làm phức tạp thêm, tôi khuyên nên chốt cho xong lịch cấp dự án đã — phần lớn sai số nằm ở đây chứ không phải ở tầng chi tiết.
Và dù công cụ có chuẩn đến mấy thì tiến độ vẫn phải được cập nhật đều tay mỗi tuần. Tôi đã viết kỹ hơn về chuyện này trong bài kiểm soát tiến độ — phần mềm chỉ giúp tính toán, còn kỷ luật cập nhật là việc của con người.
Xem đầy đủ thao tác trong video
Toàn bộ các bước trên được tôi thao tác trực tiếp trên màn hình trong video dài khoảng 16 phút phía trên. Anh chị có thể xem trực tiếp trên kênh YouTube của tôi và đăng ký kênh để nhận các bài hướng dẫn Microsoft Project tiếp theo.
Nếu anh chị đang gặp vướng ở một tình huống lịch cụ thể của dự án mình, cứ để lại bình luận bên dưới — tôi sẽ trả lời và có thể lấy làm nội dung cho video sau.