Có một câu hỏi mà tôi tự đặt ra gần như mỗi ngày: ra quyết định trong dự án thì nên nhanh tới đâu là đủ? Hồi mới nhận vai trò điều hành khối dự án, tôi nghĩ người quản lý giỏi là người chốt cái rụp, không do dự, ai hỏi gì cũng có câu trả lời ngay. Sau nhiều năm đứng giữa bản vẽ, tiến độ và những cuộc gọi lúc mười giờ đêm, tôi hiểu ra rằng tốc độ chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là biết việc nào đáng để chậm lại vài chục phút.
Quyết nhanh là bản lĩnh, quyết đại là rủi ro
Trên công trường, sự chần chừ có giá của nó. Một câu trả lời chậm một buổi có thể khiến cả tổ thi công đứng chờ, khiến vật tư nằm ngoài bãi thêm một đêm mưa. Vì vậy tôi luôn cố gắng không để anh em phải chờ mình. Nhưng chờ đợi và cẩn trọng là hai chuyện khác nhau.
Quyết nhanh là khi tôi đã có đủ dữ kiện và chỉ cần một người đứng ra chịu trách nhiệm. Quyết đại là khi tôi chưa hiểu rõ vấn đề nhưng vẫn chốt, chỉ để chứng minh rằng mình đang kiểm soát tình hình. Cái thứ hai nhìn bên ngoài rất giống cái thứ nhất, và đó chính là chỗ nguy hiểm. Người ngoài phòng họp không phân biệt được, chỉ có mình mình biết.
Phân loại quyết định: cái sửa được và cái không sửa được
Cách phân loại đơn giản nhất mà tôi vẫn dùng là hỏi: nếu sai, sửa lại tốn bao nhiêu? Có những việc sai thì thiệt hại chỉ bằng một buổi họp bổ sung và vài lời xin lỗi — đổi thứ tự hai hạng mục hoàn thiện, dời một buổi nghiệm thu nội bộ, chọn cách bố trí kho tạm. Những việc đó tôi chốt ngay, không cần đợi đủ ý kiến của tất cả mọi người.
Nhưng có những việc sai một lần là kéo theo cả chuỗi: chốt phương án đi tuyến cho hệ thống cơ điện khi chưa khớp với kết cấu, ký duyệt một chủng loại thiết bị khi chưa rà lại điều kiện vận hành, đồng ý một mốc bàn giao khi chưa hỏi kỹ đội thi công. Những việc này mà quyết vội thì tiến độ bay màu, chi phí phình ra, và người gánh hậu quả không phải mình tôi mà là cả đội. Với nhóm này, tôi cho phép mình chậm lại — kể cả khi xung quanh đang sốt ruột.
Áp lực khiến người ta muốn làm gì đó ngay lập tức
Điều tôi phải học lâu nhất không phải là kỹ thuật phân tích, mà là chịu đựng cảm giác khó chịu khi chưa chốt. Khi cả phòng họp nhìn về phía mình, bản năng đầu tiên là nói một câu gì đó cho không khí bớt căng. Áp lực làm người ta muốn hành động ngay để chứng minh mình vẫn đang nắm dự án trong tay, dù hành động đó chưa chắc đúng.
Tôi tập nói một câu rất bình thường: “Cho tôi ba mươi phút, tôi hỏi lại bên kết cấu rồi trả lời anh em.” Ba mươi phút đó không làm ai chết cả. Nhưng nó đủ để tôi gọi thêm một cuộc, xem lại một bản vẽ, và tránh được một quyết định mà sáu tháng sau cả công trường phải trả giá. Việc này cũng liên quan chặt tới chuyện phân biệt việc nào đang cháy, việc nào chờ được — vì phần lớn thứ tưởng là khẩn cấp thật ra chỉ đang ồn ào.
Ra quyết định trong dự án và bài học từ những cây số chạy bộ
Tôi nhận ra mình học được nhiều điều về việc này từ chạy bộ hơn là từ sách quản trị. Khi gặp một đoạn dốc, phản xạ của người mới chạy là bứt tốc cho qua nhanh. Người chạy lâu năm thì làm ngược lại: giữ nhịp, thở đều, rút ngắn sải chân, chấp nhận chậm hơn vài chục giây để còn sức cho đoạn sau. Không ai thắng một cuộc chạy dài bằng cách lao hết mình ở đúng chỗ dốc nhất.
Dự án cũng vậy. Giai đoạn căng nhất không phải lúc để phản ứng theo cảm xúc. Đó là lúc cần giữ nhịp: hỏi đủ, nghe đủ, rồi mới chốt. Điều này không có nghĩa là trì hoãn — trì hoãn là né tránh trách nhiệm, còn chậm lại có chủ đích là một hình thức của trách nhiệm.
Điều tôi giữ lại cho mình
Sau nhiều dự án, tôi không còn nghĩ việc ra quyết định là một khoảnh khắc oai vệ trong phòng họp. Nó giống một thói quen hơn: thói quen hỏi thêm một câu trước khi gật đầu, thói quen nói rõ mình cần bao lâu thay vì im lặng, thói quen nhận phần trách nhiệm về mình khi đã chốt sai.
Và có lẽ điều quan trọng nhất: người điều hành không cần phải luôn đúng, nhưng cần phải luôn rõ ràng. Rõ ràng về việc mình đang chờ thông tin gì, rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm phần nào, rõ ràng về việc khi nào sẽ có câu trả lời. Đội ngũ chịu được một quyết định chậm hơn dự kiến. Cái họ không chịu được là sự mơ hồ kéo dài mà không ai nói cho họ biết chuyện gì đang diễn ra.