Trong ngành xây dựng, hầu như tuần nào cũng có nhiều việc gấp hơn số người có thể làm. Sau nhiều năm điều hành Khối dự án tại Tổng thầu Xây dựng, tôi nhận ra thứ phân biệt một dự án về đích đúng hẹn với một dự án trượt tiến độ hiếm khi là năng lực kỹ thuật. Nó nằm ở khả năng ưu tiên trong quản lý dự án: mỗi sáng, người chỉ huy quyết định dồn người, dồn máy, dồn tiền vào đâu — và quan trọng không kém, quyết định việc gì được phép chờ.
Ba việc người quản lý dự án phải gánh cùng lúc
Các chuẩn quốc tế về quản lý dự án mô tả vai trò này gọn hơn nhiều so với hình dung quen thuộc của dân công trình — một người đội mũ bảo hộ, tay cầm bộ đàm, liên tục hỏi tiến độ. Thực chất có ba việc phải làm song song, và không việc nào được phép bỏ.
Việc thứ nhất là dẫn dắt đội ngũ — từ kỹ sư đến tổ đội thi công — đi tới một mục tiêu cụ thể. Dẫn dắt ở đây không phải hô hào trong cuộc họp, mà là làm cho quy trình thật sự tạo ra kết quả cầm nắm được: một hạng mục xong, một mốc nghiệm thu đạt, một khối lượng được xác nhận. Việc thứ hai là phân xử thứ tự ưu tiên giữa những đầu việc luôn nhiều hơn nguồn lực. Việc thứ ba là thường xuyên ngước lên nhìn bức tranh tổng thể, xem dự án còn đi đúng hướng chiến lược hay đã lệch mà chưa ai nhận ra.
Ưu tiên trong quản lý dự án: việc đang cháy và việc thật sự quan trọng
Đây là phần khó nhất, và cũng là phần tôi thấy nhiều người làm dự án hay nhầm. Việc đang cháy luôn tự tìm đến mình: một cuộc gọi từ công trường, một hạng mục bị dừng vì thiếu vật tư, một yêu cầu phát sinh từ chủ đầu tư cần trả lời trong ngày. Còn việc quan trọng nhưng chưa cháy thì im lặng: soát lại bản vẽ phối hợp trước khi thi công, chốt kế hoạch huy động nhân lực cho tháng sau, xử lý dứt điểm một điểm vướng đã tồn tại ba tuần.
Nếu chỉ chạy theo việc cháy, mọi ngày làm việc đều trôi qua rất bận rộn mà tiến độ vẫn trượt. Bởi phần lớn đám cháy hôm nay chính là những việc quan trọng đã bị hoãn từ tuần trước. Cách ưu tiên trong quản lý dự án mà tôi thấy hiệu quả là mỗi tuần buộc mình trả lời hai câu hỏi: việc nào nếu chậm thêm bảy ngày sẽ kéo theo cả chuỗi công việc phía sau, và việc nào tuy ồn ào nhưng chậm vài ngày cũng không ảnh hưởng mốc chính. Câu trả lời thường khiến danh sách ưu tiên thay đổi đáng kể so với cảm giác ban đầu.
Trong công tác quản lý tiến độ dự án xây dựng, một mốc bị trôi hiếm khi trôi một mình. Nó kéo theo nhân công chờ việc, thiết bị nằm không, và những ca tăng ban để bù lại phần đã mất. Đó là lý do việc phân bổ nguồn lực đúng chỗ có giá trị lớn hơn nhiều so với việc cố làm nhiều hơn.
Đừng quên ngước lên nhìn bản vẽ tổng thể
Việc thứ ba dễ bị bỏ quên nhất, vì nó không có ai thúc. Khi guồng thi công đã chạy, người điều hành rất dễ cắm đầu vào từng mũi công việc mà quên hỏi: dự án này có đang đi đúng thứ mà chủ đầu tư và công ty kỳ vọng không? Chất lượng đang được đánh đổi cho tốc độ ở mức nào? Biên lợi nhuận còn nguyên hay đã bị bào mòn qua từng quyết định nhỏ?
Phát hiện lệch hướng ở tháng thứ ba thì bẻ lái còn kịp. Phát hiện ở ngày nghiệm thu thì mọi phương án đều đắt. Tôi giữ thói quen mỗi tuần dành ra một khoảng lặng — thường là sáng sớm, trên đường chạy — để nhìn lại dự án từ trên cao thay vì từ trong lòng công trường.
Chức danh không quan trọng bằng việc mình đang gánh
Trong thực tế, người làm ba việc này có thể mang nhiều tên gọi khác nhau: quản lý dự án, chỉ huy trưởng, trưởng ban điều hành, hay một vị trí trong khối quản lý dự án của công ty. Bảng tên không quyết định vai trò. Hễ ai đang cùng lúc lo tiến độ, lo con người và lo những mốc cam kết đang tới gần, thì người đó đang làm đúng công việc này, dù danh xưng là gì.
Và nếu phải chọn một kỹ năng để rèn cho đội ngũ kế cận, tôi sẽ chọn đúng khả năng ưu tiên. Kỹ thuật có thể học qua bản vẽ và tiêu chuẩn. Còn việc nhìn vào một danh sách ba mươi đầu việc rồi chỉ ra năm việc phải xong trước — đó là thứ chỉ hình thành qua trải nghiệm, qua vài lần trả giá, và qua thói quen tự hỏi mình mỗi sáng trước khi ra công trường.