Trong nghề tổng thầu xây dựng, tôi nhận ra quản lý tiến độ dự án không phải là chuyện của một tấm bảng kế hoạch treo trong phòng họp, mà là chuyện của từng ngày ngoài công trường. Mỗi ngày trôi qua đều có giá của nó: một ngày chậm ở phần kết cấu có thể kéo theo cả tuần chậm ở phần hoàn thiện và cơ điện. Đó là lý do ở Tân Phát Long, chúng tôi coi tiến độ là một cam kết, chứ không phải một con số để báo cáo cho đẹp.
Quản lý tiến độ dự án bắt đầu từ một kế hoạch đủ chi tiết
Một kế hoạch tiến độ tốt không dừng lại ở những cột mốc lớn như “xong phần thô” hay “xong cơ điện”. Nó phải được chia nhỏ đến mức mỗi đầu việc đều có người chịu trách nhiệm, có thời gian bắt đầu và kết thúc, và có mối liên hệ trước – sau rõ ràng. Chúng tôi thường dùng phần mềm như MS Project để dựng đường găng (critical path) — chuỗi công việc mà chỉ cần một mắt xích chậm là cả dự án chậm theo. Khi nhìn được đường găng, người điều hành biết đâu là việc phải ưu tiên và đâu là việc còn dư địa xê dịch.
Nhưng một bản kế hoạch dù đẹp đến đâu cũng chỉ là giả định. Giá trị thật của quản lý tiến độ dự án nằm ở việc so sánh liên tục giữa kế hoạch và thực tế. Trong mỗi buổi giao ban công trường, câu hỏi quan trọng nhất luôn là: hôm nay chúng ta đang đi trước hay đi sau kế hoạch, và nếu đi sau thì vì lý do gì? Trả lời trung thực câu hỏi đó mỗi ngày quan trọng hơn nhiều so với một bản báo cáo hoành tráng vào cuối tháng.
Điều khó nhất của quản lý tiến độ dự án nằm ở con người
Sau nhiều năm làm tổng thầu, tôi tin rằng phần khó nhất không nằm ở công cụ mà ở con người. Một công trình có hàng loạt nhà thầu phụ, mỗi bên một lịch làm việc và một áp lực riêng. Khi ba đội cùng muốn thi công trong một khoảng trần kỹ thuật chật hẹp, không phần mềm nào tự giải quyết được — phải có người đứng ra điều phối, đặt thứ tự ưu tiên và giữ cho các bên tôn trọng lịch chung. Tiến độ, nói cho cùng, là kết quả của sự phối hợp chứ không phải của mệnh lệnh.
Tôi cũng học được rằng đừng bao giờ dồn rủi ro về cuối. Nhiều dự án chậm không phải vì một sự cố lớn, mà vì tích tụ hàng chục cái chậm nhỏ không được xử lý kịp. Vì vậy chúng tôi luôn để một khoảng dự phòng hợp lý cho những việc nằm trên đường găng, và giải quyết vướng mắc ngay khi nó còn nhỏ. Một câu hỏi về bản vẽ được làm rõ trong ngày sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc phát hiện sai sót khi đã thi công xong.
Có một điều thú vị là quản lý tiến độ dự án dạy tôi gần giống những gì chạy bộ đường dài dạy tôi: phân bổ sức hợp lý, không bứt tốc quá sớm rồi hụt hơi, và chấp nhận rằng sẽ có những ngày không thuận lợi. Điều quan trọng là giữ được nhịp và tiếp tục bước đi. Với tôi, một dự án về đích đúng hẹn không chỉ là thành tích kỹ thuật — đó là cách chúng tôi giữ lời hứa với khách hàng và giữ uy tín cho cái tên Tân Phát Long.