Có một điều tôi học được sau nhiều năm làm tổng thầu, mà hồi mới vào nghề tôi không hề để ý: một công trình hiếm khi hỏng ở giữa một hạng mục. Nó thường trục trặc ở chỗ giáp ranh — nơi phần kết cấu bàn giao cho cơ điện, nơi cơ điện chờ hoàn thiện, nơi bản vẽ của bộ môn này gặp bản vẽ của bộ môn kia. Đội kết cấu làm rất tốt phần của mình. Đội cơ điện cũng vậy. Đội hoàn thiện không có gì phải chê. Nhưng đến khi ghép ba phần lại với nhau thì mới lòi ra: cái ống chờ đi đúng chỗ lẽ ra phải có một lỗ mở trên sàn, mà lỗ đó đã bị đổ bê tông bịt kín từ hai tuần trước.
Đó là lý do tôi tin rằng việc khó nhất của tổng thầu không nằm trong bất kỳ bộ môn nào, mà nằm ở khoảng trống giữa chúng.
Không ai làm sai, nhưng vẫn sai
Tôi từng làm một dự án mà mọi thầu phụ đều giỏi và có trách nhiệm. Vậy mà tuần nào giao ban cũng có chuyện. Lần thì trục thang máy đã xây xong nhưng thiếu hộp kỹ thuật cho cáp điện. Lần thì trần đã đóng nhưng đội điều hòa báo còn một đoạn ống gió chưa lắp. Mỗi lần như vậy, đi tìm “ai sai” thì không ai sai cả — mỗi người đều làm đúng bản vẽ và đúng phần việc được giao.
Vấn đề là chẳng ai chịu trách nhiệm cho cái khoảng ở giữa. Đội kết cấu nghĩ việc chừa lỗ là của cơ điện dặn. Đội cơ điện nghĩ bản vẽ kết cấu đã thể hiện rồi. Bản vẽ thì mỗi bộ môn vẽ trên nền của mình, không ai chồng ba lớp lên nhau để soi. Và cái khoảng trống trách nhiệm ấy chính là chỗ tổng thầu phải đứng vào. Nếu tôi không đứng vào đó, sẽ không có ai đứng cả.
Ba câu hỏi tôi hỏi trước mỗi hạng mục
Qua nhiều lần trả giá, tôi rút ra một thói quen đơn giản. Trước khi một hạng mục “đóng lại” — đổ bê tông, đóng trần, xây tường bao — tôi bắt cả nhóm dừng lại và trả lời ba câu.
Thứ nhất: sau khi việc này xong, còn ai cần chạm vào chỗ này nữa không? Nếu còn, thì họ cần gì để lại — một lỗ chờ, một hộp kỹ thuật, một đoạn ống âm. Thứ hai: bộ môn đứng ngay sau công đoạn này đã xác nhận bằng chữ ký chưa, hay mới chỉ gật đầu ngoài công trường? Thứ ba: nếu hôm nay bỏ sót, thì đến lúc phát hiện chi phí sửa sẽ đắt gấp mấy lần? Câu thứ ba là câu tôi hay dùng nhất, vì nó biến một việc “để mai tính” thành một việc “phải chốt hôm nay”.
Ba câu hỏi này nghe rất hiển nhiên. Nhưng chính vì hiển nhiên nên người ta hay bỏ qua. Và cái giá của việc bỏ qua thì không hề hiển nhiên chút nào — nó chỉ hiện ra sau, khi đã muộn.
Điều phối là công việc của thông tin, không phải của quyền lực
Hồi trẻ tôi tưởng điều phối là ra lệnh: tổng thầu nói, thầu phụ làm. Càng làm lâu tôi càng thấy không phải vậy. Thầu phụ không làm sai vì họ chống đối, mà vì họ không nhìn thấy bức tranh mà tôi đang nhìn thấy. Họ đứng trong phần việc của mình, còn tôi đứng ở chỗ nhìn được cả ba phần cùng lúc. Nhiệm vụ của tôi không phải là quát to hơn, mà là chuyển cái tầm nhìn ấy thành thông tin cụ thể để họ hành động.
Cho nên tôi dành phần lớn thời gian không phải để kiểm tra chất lượng mối hàn hay độ phẳng của tường — những việc đó đội trưởng các tổ làm giỏi hơn tôi. Tôi dành thời gian để hỏi: đội này đã biết đội kia định làm gì tuần sau chưa? Bản vẽ mới nhất đã đến tay người thi công chưa, hay vẫn nằm trong máy của kỹ sư? Sự thay đổi mà chủ đầu tư duyệt hôm qua đã được báo cho đội chịu ảnh hưởng chưa? Rất nhiều “sự cố” thực ra chỉ là thông tin đi chậm hơn công việc một hai ngày.
Bài học từ những buổi chạy một mình
Tôi chạy bộ đều đặn, và có một điều môn chạy dạy tôi mà tôi mang thẳng vào công việc điều phối: đừng dồn hết sức vào đoạn đầu. Người mới chạy hay bứt tốc ngay từ km đầu tiên vì thấy mình còn khỏe, để rồi hụt hơi ở nửa sau và không về đích nổi. Người chạy lâu năm thì biết giữ nhịp — chậm hơn mình muốn một chút ở đầu, để còn sức cho cả chặng.
Một dự án cũng vậy. Giai đoạn đầu bao giờ cũng nhiều hứng khởi, ai cũng muốn thấy tiến độ. Nhưng nếu chỉ chạy theo tiến độ phần thô mà bỏ quên việc chuẩn bị cho các bộ môn phía sau, thì đến giai đoạn cơ điện và hoàn thiện — vốn là chặng gay go nhất — mình sẽ trả giá bằng những lần đục phá, làm lại. Giữ nhịp, với tôi, là chấp nhận đi chậm hơn một chút ở phần thô để cả đoàn về đích cùng nhau, thay vì để một bộ môn về trước rồi ngồi chờ ba bộ môn khác.
Và cũng như chạy bộ, không phải ngày nào cũng là ngày đẹp trời. Có tuần công trường trơn tru, có tuần hết chuyện này đến chuyện khác. Điều quan trọng không phải là không bao giờ vấp, mà là giữ được sự bền bỉ để bước tiếp và xử lý từng việc một, không hoảng.
Điều đọng lại
Nếu phải nói gọn công việc của tổng thầu trong một câu, tôi sẽ nói: đó là nghề chăm sóc những khoảng trống mà không ai nhận là của mình. Kết cấu, cơ điện, hoàn thiện — mỗi phần đều có chủ. Chỉ có chỗ giáp ranh là không, và đó chính là chỗ tôi phải có mặt.
Còn anh/chị thì sao — trong công việc của mình, đâu là “chỗ giáp ranh” mà nếu không có ai chủ động đứng vào, mọi thứ sẽ lặng lẽ trục trặc?