Có người từng nói với tôi rằng quản lý dự án xây dựng chỉ cần một cuốn sổ tay, một chiếc mũ bảo hộ và giọng nói đủ to. Tôi cười, nhưng không phản bác ngay. Vì nhiều năm trước, chính tôi cũng từng nghĩ gần như vậy. Chỉ đến khi ngồi lại và vẽ ra toàn bộ những đầu việc mà một ban quản lý phải gánh trong một công trình, tôi mới thấy tấm bản đồ ấy rộng hơn rất nhiều so với những gì người ta nhìn thấy từ bên ngoài hàng rào công trường.
Hai “phe” trong quản lý dự án xây dựng
Nếu phải chia cho dễ hình dung, tôi hay tách thành hai nhóm. Nhóm thứ nhất là hiện trường: mặt bằng, logistics vật tư, chất lượng thi công, an toàn lao động. Đây là những người xỏ giày lội bùn mỗi ngày, phải ra quyết định trong vài phút vì cần cẩu không thể đứng chờ một cuộc họp. Nhóm thứ hai là kiểm soát: tiến độ, chi phí, hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết toán. Họ ngồi trước màn hình, nhưng cái đầu nóng chẳng kém gì ngoài nắng, bởi mỗi con số sai lệch hôm nay sẽ thành một cuộc họp căng thẳng vài tháng sau.
Điều tôi học được sau nhiều dự án tại Tân Phát Long — Tổng thầu Xây dựng và Cơ điện — là hai nhóm này hiếm khi hỏng vì thiếu năng lực. Chúng hỏng vì mất kết nối. Hiện trường thay đổi biện pháp nhưng không cập nhật cho bộ phận kiểm soát; kiểm soát siết hồ sơ nhưng không hiểu vì sao ngoài công trường buộc phải làm khác thiết kế. Chỉ cần vài lần như vậy, tiến độ trên giấy và tiến độ thật bắt đầu đi theo hai đường khác nhau. Đó cũng là lý do tôi luôn dành thời gian nghiêm túc cho việc phối hợp giữa các bộ phận, thay vì coi nó là chuyện đương nhiên sẽ tự xảy ra.
Những mảng việc mới đang cộng thêm vào nghề
Vài năm gần đây, tấm bản đồ ấy còn phình ra thêm. BIM và mô hình 3D biến một phần công việc thành chuyện dữ liệu và chuẩn thông tin — nghe như dân công nghệ lạc vào công trường, nhưng chính nó giúp phát hiện xung đột giữa các hệ thống cơ điện trước khi ai đó phải đục lại bức tường vừa xây xong. Rồi quản trị rủi ro, tuân thủ điều khoản hợp đồng, và gần đây là cả bài toán phát thải carbon khi lựa chọn vật liệu. Không mảng nào trong số đó có mặt trong bản mô tả công việc của tôi mười năm trước.
Tôi kể ra không phải để than nghề khó. Tôi kể vì nó đã thay đổi cách tôi tuyển người và cách tôi tự học mỗi năm. Một người giỏi quản lý dự án xây dựng bây giờ không cần biết hết mọi thứ, nhưng cần đủ hiểu để biết mình đang thiếu gì và phải hỏi ai. Người nguy hiểm nhất trong một dự án không phải người thiếu kinh nghiệm, mà là người tin rằng phần việc của mình đã bao trọn toàn bộ bức tranh.
Mỗi lần nhìn lại sơ đồ đầy đủ các đầu việc, tôi lại có cảm giác giống hệt lúc đứng ở vạch xuất phát một cuộc chạy dài: biết rõ quãng đường trước mặt, biết mình không thể bứt tốc ngay từ cây số đầu tiên, và biết thứ quyết định kết quả không phải sức mạnh mà là cách phân bổ sức. Quản lý dự án xây dựng, xét cho cùng, cũng vậy — không ai hoàn thành nó bằng một cú nước rút, mà bằng việc giữ được nhịp đều đặn qua từng hạng mục, từng tuần, từng cuộc họp giao ban tưởng chừng nhàm chán.
Nếu bạn đang bước vào nghề này, lời khuyên thực tế nhất tôi có thể đưa ra là: hãy dành vài tháng đầu để đi hết cả hai phe. Ra hiện trường đủ lâu để hiểu vì sao một mét khối bê tông đến muộn có thể làm đổ cả kế hoạch tuần, rồi ngồi ở bộ phận kiểm soát đủ lâu để hiểu vì sao một chữ ký còn thiếu có thể giữ lại hàng tỷ đồng thanh toán. Khi đã đứng ở cả hai chỗ, bạn sẽ ngừng hỏi câu “bên kia làm gì mà lâu thế” — và đó chính là lúc bạn bắt đầu thật sự quản lý được một dự án.