Sáng nay, sau ly cà phê với sếp Tổng, tôi mang cuốn sổ tay quản lý dự án ra đọc lại — vốn chỉ định ôn bài cho có thêm chữ nghĩa. Nhưng có một chi tiết nhỏ khiến tôi ngồi thần ra khá lâu: cách các chuẩn quốc tế mô tả vai trò quản lý dự án ngày càng ít quan tâm đến chức danh in trên namecard, mà xoáy vào đúng một câu hỏi — anh đang thực sự làm cái gì trong dự án này?
Cách phân vai thật ra khá gọn. Người ngày ngày lăn lộn ngoài công trường, đốc thúc từng mũi thi công, giữ tiến độ và đưa dự án về đích — đó là người quản lý dự án theo đúng nghĩa đen. Người ngồi nhìn cả chục dự án cùng lúc, cân đối nguồn lực, quyết định ưu tiên, gánh phần chiến lược — đó lại là một vai khác: vai của chương trình và danh mục dự án. Hai vai này khác nhau ở bản chất công việc, không phải ở độ “oách” của chức danh.
Chức danh không làm nên vai trò quản lý dự án
Ngẫm lại thấy buồn cười. Bao nhiêu năm nay anh em trong ngành, trong đó có tôi, vẫn quen in namecard thật to chữ “Director” cho nó sang. Nhưng ra tới công trường, không ai hỏi chức danh của anh là gì. Người ta hỏi: tuần này sàn tầng năm có kịp đổ bê tông không, hệ thống điện nhẹ có vướng ống gió ở trần kỹ thuật không, nhà thầu phụ có đủ người cho ca đêm không. Chức danh không trả lời được những câu hỏi đó. Chỉ có việc mình thực sự làm mới trả lời được.
Ở vị trí điều hành Khối dự án của Tổng thầu Xây dựng và Cơ điện, tôi phải chuyển qua lại giữa hai vai này trong cùng một ngày. Buổi sáng có thể là chuyện phân bổ nhân sự và thiết bị giữa ba công trình đang chạy song song, kèm quyết định công trình nào được ưu tiên khi nguồn lực có hạn — đó là vai danh mục. Buổi chiều lại xuống một công trường cụ thể, ngồi với chỉ huy trưởng gỡ một nút thắt về mặt bằng thi công, thường là ngay trong buổi họp giao ban công trường — đó là vai quản lý dự án thuần túy. Điều quan trọng không phải gọi tên vai nào cho đúng, mà là ý thức được mình đang đứng ở vai nào để ra quyết định cho phù hợp. Đứng ở vai danh mục mà lại đi ôm việc của chỉ huy trưởng thì vừa mệt mình, vừa làm anh em mất chủ động.
Ba câu hỏi tôi tự đặt ra mỗi cuối tuần
Từ chuyện này, tôi rút ra ba câu tự vấn khá thực dụng, thường hỏi trong buổi chạy bộ sáng cuối tuần, khi đầu óc còn trống trải. Thứ nhất: tuần vừa rồi tôi thực sự dành phần lớn thời gian cho việc gì — cho một dự án cụ thể hay cho cả danh mục? Thứ hai: nếu ngày mai tôi vắng mặt, việc gì sẽ đứng lại, và việc đó có đáng để phụ thuộc vào một người không? Thứ ba: kết quả tôi cam kết với công ty tháng này là gì, và đo bằng con số nào?
Ba câu hỏi ấy không dễ chịu, nhưng chúng trung thực hơn bất kỳ chức danh nào. Nếu câu trả lời cho câu thứ nhất là “tôi bận họp cả tuần mà không nhớ nổi mình đã quyết được gì”, thì đó là dấu hiệu vai trò đang bị lệch. Nếu câu trả lời cho câu thứ hai là “gần như mọi thứ”, thì vấn đề không nằm ở khối lượng công việc mà nằm ở cách phân quyền cho đội ngũ bên dưới.
Nghề dự án dạy tôi một điều: cái tên trên namecard chỉ có giá trị trong buổi gặp đầu tiên. Từ buổi thứ hai trở đi, người ta nhớ anh qua việc anh giữ đúng cam kết hay không — đúng tiến độ, đúng chất lượng, đúng chi phí. Vai trò quản lý dự án, xét cho cùng, được định nghĩa bằng những cam kết mình dám nhận và giữ được, chứ không phải bằng dòng chữ in trên tấm card. Còn tấm card thì thôi, cứ để đó, đổi sau cũng chưa muộn.