Phạm vi công việc trong quản lý dự án (SOW)

Có những dự án khi bắt đầu cả team rất hào hứng. Nhưng trong quá trình triển khai, bắt đầu phát sinh những mâu thuẫn. Mâu thuẫn từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Có những dự án mà không có điểm kết thúc. Đơn cử như để chuyển giao được giai đoạn triển khai đại trà, thì phải xong hạng mục mẫu. Tuy vậy, để nghiệm thu nhà hạng mục mẫu thì lại phát sinh “tiêu chí nghiệm thu”. Chỉ “sai số cho phép” cũng đủ tranh luận, nếu như không có thỏa thuận từ trước bằng văn bản.

Phạm vi công việc trong quản lý dự án là việc lên kế hoạch các công việc bạn sẽ làm. Định nghĩa phạm vi công việc của bạn. Đảm bảo đội của bạn lên kế hoạch để thực hiện đúng công việc cần phải làm, kiểm soát được nó.

Bạn cần phải tìm, liệt kê tất cả các yêu cầu của các bên liên quan. Viết tất cả xuống để biết cái nào cần thực hiện, được kiểm tra và kiểm soát. Quản lý phạm vi công việc là nhằm đảm bảo dự án sẽ thực hiện đúng và đủ tất cả những hạng mục theo mong muốn đã được thống nhất các bên liên quan (stakeholders).

Bạn cần phải chia nhỏ công việc được hoàn thành bao gồm cả thời gian cần thiết. Các kết quả chuyển giao (deliverables) là những sản phẩm của dự án mà sẽ được chuyển giao. Ví dụ là công trình, hạng mục công việc hoàn thành, phần cứng, phần mềm, tài liệu mô tả, hướng dẫn… Khi có yêu cầu sai khác buộc phải có “Yêu cầu thay đổi ” (Change Request).

Quản lý phạm vi công việc bao gồm 6 quy trình:

Lập kế hoạch quản lý yêu cầu (Plan Scope Management)

Mỗi dự án đều là duy nhất. Quy trình này tạo ra hướng dẫn làm phạm vi công việc trong dự án. Pham vi công việc được định nghĩa, kiểm tra và kiểm soát như thết nào.

Việc này tính toán, sắp xếp những cái nào nằm trong/ngoài phạm vi công việc. Lợi ích của tài liệu này nhằm cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản lý phạm vi trong suốt dự án.

Thu thập yêu cầu (Collect Requirement):

Quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan (project stakeholder) nhằm đạt được mục tiêu dự án.

Lợi ích của quy trình này là cung cấp cơ sở cho việc định nghĩa và quản lý phạm vi dự án bao gồm cả phạm vi sản phẩm. Để làm được việc nà, bạn cần ngồi lại với các bên có liên quan. Làm việc để lấy được các yêu cầu của họ.

Mô tả thứ tự ưu tiên của các yêu cầu, cấu trúc truy vết yêu cầu khi cần thiết.

Định nghĩa phạm vi công việc trong dự án (Define Scope)

Quy trình phát triển mô tả chi tiết của dự án và sản phẩm.

Lợi ích của quy trình này mô tả dự án, dịch vụ hay những giới hạn của kết quả. Bằng việc định nghĩa những yêu cầu nào là thuộc/ngoài phạm vi dự án.

Tạo cấu trúc phân rả công việc – Create Works Breakdown Structure (WBS)

Quy trình chia nhỏ sản phẩm bàn giao và công việc dự án thành những phần có thể quản lý được.

Lợi ích của quy trình này là cung cấp một cái nhìn có cấu trúc về những sản phẩm mà dự án sẽ bàn giao.

Kiểm tra phạm vi (Validate Scope):

Quy trình chính thức chấp thuận các sản phẩn bàn giao đã hoàn thành.

Lợi ích của quy trình này là mang lại sự khách quan trong việc chấp thuận các sản phẩm bàn giao (accepted deliverables). Tăng cơ hội cho các sản phẩm cuối cùng được khách hàng chấp thuận thông qua việc chấp thuận tất cả sản phẩm bàn giao trong suốt dự án.

Kiểm soát phạm vi (Control Scope)

Quy trình giám sát trạng thái của dự án và phạm vi sản phẩm. Quản lý các thay đổi so với đường cơ sở phạm vi (scope baseline).

Lợi ích của quy trình này là cho phép đường cơ sở phạm vi (scope baseline) được duy trì trong suốt dự án và chống trượt phạm vi (scope screep).