Câu chuyện họp hành của dự án luôn là “chuyện thường ngày ở huyện”. Nói là thường ngày, nhưng để chuyện họp dự án hiệu quả hay không lại là một chuyện khác. Trong tình hình Work-from-Home như hiện nay, thì việc tổ chức một cuộc họp dự án online hiệu quả lại càng được quan tâm nhiều hơn.

Cách đây 2 hôm, tôi có tham gia 1 cuộc họp triển khai dự án cải tạo một hồ nước mặn. Tại buổi họp này tôi chỉ là thành viên tham gia, không phải là người điều hành, tổ chức cuộc họp. Ban đầu, thời gian tổ chức cuộc họp dự kiến là diễn ra vào lúc 4:00PM. Gần đến giờ, người chủ trì cuộc họp có việc bận, nên dời lịch họp xuống 7:45PM.

Tại thời điểm tổ chức cuộc họp và trong suốt quá trình họp, các thành viên có những thảo luận cũng khá sôi nổi. Cuộc họp kết thúc sau đó gần 90 phút, với nội dung chưa lấy gì làm rõ ràng. Mà theo tôi, nếu có sự chuẩn bị ngay từ đầu, thì thời gian sẽ không kéo dài như vậy. Bên cạnh đó, chất lượng cuộc họp sẽ được nâng cao hơn rất nhiều.

Câu chuyện mà tôi vừa đề cập không chỉ xảy ra ở dự án mà tôi đang tham gia. Mà tôi còn thấy ở nhiều dự án khác, thông qua các câu chuyện mà đồng nghiệp của tôi chia sẻ. Thực tế, trước khi tổ chức một cuộc họp bạn cần chuẩn bị 5 vấn đề quan trọng sau, để giúp cuộc họp dự án của bạn luôn đi đúng hướng.

1. Lên kế hoạch cho cuộc họp dự án

Tất cả mọi thức cần được bắt đầu với một kế hoạch. Mỗi cuộc họp cần phải có mục đích. Có thể cần phải đưa ra quyết định và bạn muốn tập hợp tất cả các bên liên quan chính lại với nhau để cùng bàn bạc, thảo luận đưa ra quyết định đúng đắn. Đối với các cuộc họp thường xuyên như cuộc họp nhóm hàng tuần hoặc cuộc họp tình trạng khách hàng hàng tuần, mục tiêu có thể là xem xét tình trạng dự án hiện tại và nhận và cung cấp thông tin cập nhật về các nhiệm vụ, công việc và vấn đề chính. Việc lập kế hoạch vẫn cần phải diễn ra.

Nội dung của bản kế hoạch này cần trả lời các câu hỏi sau:

• Cuộc họp nên kéo dài bao lâu?
• Ai nên tham dự?
• Chương trình làm việc nên như thế nào?
• Điều quan trọng nào chúng ta muốn đạt được?

Những điều này nghe có vẻ cơ bản, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về cách mà chúng bị “lãng quên”. Tôi chắc chắn rằng tất cả chúng ta đều đã tham gia các cuộc họp diễn ra không đúng thời gian, với một chương trình họp dự án không có cấu trúc hoặc thậm chí thiếu một bên liên quan quan trọng.

Lập kế hoạch tốt và cuộc họp sẽ dễ dàng hơn để giữ đúng chủ đề và trong khung thời gian đã định.

2. Đưa ra chương trình họp (Meeting Agenda)

Theo tôi, giao tiếp hiệu quả và hiệu quả là công việc đầu tiên của người quản lý dự án. Thiết lập trước một chương trình họp chi tiết (ít nhất một ngày trước đó) cho mỗi cuộc họp mà bạn tổ chức. Giữ chương trình họp dự án này trong phạm vi khoảng bốn đến sáu gạch đầu dòng. Đừng cố giải quyết nhiều vấn đề trong 1 cuộc họp. Bạn cần cung cấp báo cáo mới nhất cùng với chương trình làm việc để mọi người có thể xem xét tình trạng dự án trước cuộc họp. Bằng cách này, sẽ không ai có cơ hội nói rằng họ không có thông tin.

Bằng cách cho những người tham dự thấy những gì đang được thảo luận và những gì nên hoàn thành, họ sẽ hiểu rõ hơn về cách cuộc họp ảnh hưởng đến họ. Họ có thể sẽ thấy lý do tại sao họ nên tham dự. Điều này cũng cho phép mọi người chuẩn bị bất kỳ thông tin liên quan nào có liên quan đến lĩnh vực họ phụ trách.

3. Thực hiện đúng giờ và đúng chủ đề

Bắt đầu đúng giờ, kết thúc đúng giờ và – đối với các cuộc họp được lên lịch thường xuyên – không bao giờ được hủy bỏ. Hãy thảo luận về từng khái niệm trong ba khái niệm này.

Bắt đầu đúng giờ

Luôn bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ. Bạn sẽ “được tiếng” là người điều hành cuộc họp nhanh chóng. Bạn sẽ cảm thấy tham dự tốt hơn và đến đúng giờ hơn. Trừ khi là Giám đốc điều hành của bạn đến muộn, đừng bao giờ dừng cuộc họp để đưa những người đến muộn “tăng tốc”.

Kết thúc đúng giờ

Tương tự như vậy, hãy luôn kết thúc gần với thời gian kết thúc dự kiến ​​nhất có thể. Làm rõ thời gian kết thúc dự kiến ​​đó khi bạn gửi trước chương trình làm việc và thông tin trước cuộc họp. Kết thúc đúng giờ sẽ có nghĩa là những người có lịch trình dày đặc vào ngày hôm đó vẫn sẽ tham dự khi biết rằng bạn sẽ không tiêu tốn một ngày làm việc của họ bằng cách đi lâu hơn 90 phút so với kế hoạch. Mọi người đều có việc phải làm.

Không bao giờ hủy bỏ

Cuối cùng, không bao giờ hủy bỏ. Có thể có những lý do chính đáng để hủy bỏ. Tôi thường thấy các vấn đề này xen vào các cuộc họp. Tuy nhiên, đặc biệt là đối với những cuộc họp thường xuyên hàng tuần, bạn nên có thói quen hủy bỏ chúng khi không có nhiều thứ để xử lý.

Trong thời gian dự án tạm lắng, nếu bạn bắt đầu hủy các cuộc họp – đặc biệt là các cuộc họp khách hàng hàng tuần – không chỉ các cuộc họp của bạn sẽ trở thành tùy chọn trong tâm trí người tham dự mà còn mất niềm tin của khách hàng vì bạn không thể tiếp cận được với họ.

Ngay cả khi tất cả những gì bạn làm là dành 10 phút đi quanh phòng để cập nhật ngắn gọn từ tất cả những người tham gia về những gì họ đang làm liên quan đến dự án. Điều này rất hữu ích. Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ nắm bắt được thông tin quan trọng. Đội khi, điều quan trọng luôn bị bỏ lỡ ở những thời khắc “không liên quan nhất”.

4. Luôn ghi chú những gì diễn ra

Với tư cách là người quản lý dự án và người điều hành cuộc họp cũng như trung tâm truyền thông của dự án, hãy nhớ ghi chú chi tiết. Tôi thích ghi chú ngay trên chương trình làm việc hoặc trên báo cáo tình trạng dự án – bất cứ điều gì thực sự thúc đẩy cuộc họp.

Ghi lại tất cả các quyết định đã thực hiện, các nhiệm vụ được thực hiện, các vấn đề được cập nhật, tiến độ nhiệm vụ được ghi nhận và các mối quan tâm đã được thảo luận. Ghi lại càng nhiều chi tiết càng tốt và càng chính xác càng tốt cho bước tiếp theo: theo dõi.

Nhưng không phải ai cũng “nghe – hiểu” mọi thứ giống nhau. Điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi người luôn ở trên cùng “một sự hiểu biết cho cùng 1 vấn đề”. Câu chuyện này hiện nay đã được giải quyết rất tốt bằng công nghệ.

5. Luôn theo dõi

Cuối cùng, luôn theo dõi sau cuộc họp với thông tin từ cuộc họp. Phân phối ghi chú của bạn cho mọi người càng nhanh càng tốt và yêu cầu họ phản hồi hoặc sửa đổi vào trưa ngày hôm sau. Sửa đổi bất cứ điều gì từ ghi chú của bạn mà bạn cần. Gửi lại bản sao cuối cùng. Đảm bảo rằng bất kỳ mục hành động nào được chỉ định cho đúng người. Một lần nữa, mục tiêu là luôn đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng “một hiểu biết”.

Đây là năm thành phần của tôi để lập kế hoạch và thực hiện các cuộc họp dự án hiệu quả. Đối với tôi, đây là công thức cho một cuộc họp hoàn hảo – tất nhiên là ở cấp độ cao. Mọi thứ đều có thể được điều chỉnh để đáp ứng nội dung cuộc họp cụ thể. Suy nghĩ của bạn là gì? Bạn có đồng ý với danh sách này không? Bạn sẽ điều chỉnh hoặc thay đổi hoặc thêm gì vào danh sách? Hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn bằng cách bình luận bên dưới.